新年、新しい年の始まりに便利なタスク管理を考える。

WEB担当者のつぶやき

新しい年の始まりにタスク管理を考える

新しい年を迎え、手帳を新しくしました。
数カ年手帳より1年区切りの手帳、またノートとしても使えて1ヶ月のスケジュールが見開きで見える
無印やCAMPUSの手帳が使いやすくて長年愛用しています。
革カバーのコンパクトな手帳にも憧れるのですが、ガンガン書けてメモできる実用性を取ってしまうんですねぇ。
B5ノートと同じサイズで、ケースを付けてもノート2冊分の厚さで持ち運びも楽なのがポイントです。

手帳

しかしながら、スマートフォンやPCで日々作業をする上では通常業務の作業環境でタスクやスケジュールを確認したい時も多くあります。
また、複数のプロジェクトに関わっていたり、チームメンバーの仕事の幅が広がってきたりすると必ず出てくる「タスク管理どうしよう問題」

「あれお願いします」「こっちも明日までに」「今週締切です」
増えるタスクにバラつく締切。
そしていつの間にか忘れ去られていく影の薄いタスク達・・・・。

こうした仕事の漏れや「うっかり」を防ぐために、手帳に書いたりカレンダーに入力したりと様々かと思いますが、
今回は、オンラインで予定やTODOを管理できるタスク管理アプリを中心に「どうすればタスク管理が便利になるか」を考えてみたいと思います。

古き良きふせん戦法

メリット

  1. 目立つ
  2. わかりやすい
  3. タスクを完了したら捨てられる

デメリット

  1. 持ち運べない
  2. 剥がれたら紛失してしまう恐れもある

これは、もうどうしようもない時に使います。

ふせんにTODOを1枚1枚書いて貼っておく。
タスクを入れたものの、朝一番にどうしても片付けたいことや
何が何でも忘れられないタスクをPCの画面にペタリ。
そして、タスクを完了したら剥がして捨てる。
アナログですが分かりやすい・・・とは言うものの、オフラインでこそ活きる方法なので、
移動先に付箋を持ち運ぶわけにもいかず。
出来るならやはりオンラインでどこからでも確認したいのです。

Pixlr TodayのTODO機能

pixlrtoday

メリット

  1. ブラウザ上でTODOを管理できる
  2. 作成と操作がわかりやすい

デメリット

  1. 期限付きのタスクなどは設定できない
    ※Googleタスクと連携すれば可能(Googleタスク側で管理)

偏愛拡張機能のコラムでもご紹介したPixlr Today。
ブラウザを立ち上げた時にタスクを確認したり、簡単なものであればその場で入れ替えをすることができます。
また、Googleタスクと連動させたタスク管理も可能。
しかし、ラベルを付けたり色分けしたりすることはできませんので
完全に「自分専用」のメモとしてタスク管理をする際は手軽だと思います。

Googleタスク

googletask

メリット

  1. ブラウザ上でタスク管理ができる
  2. 期限付きのタスクが設定ができる
  3. TODOリストの名前でアプリもある

デメリット

  1. Googleアカウントが必要
  2. PCではスプレッドシートやメールなどGoogleのアプリケーションを立ち上げて確認しなければならない

Googleの利用がメインであればGoogleタスクが使い勝手、操作性共に良いはず。
期日を決めたタスクやメインのタスクに関連するメモなどをツリー型に作成したりもできます。
カレンダーやスプレッドシートなど、Googleのツールを使っているタイミングだと、
右側に表示されているタスクへの遷移も楽です。
また、スマートフォンはアプリもあるのでタクスの確認や追加を思いついた時に行えるのは便利。
と言っても、この「Googleのツールを使っているタイミング」が割と手間だったりするんですが。

チャットワーク

chatwork

メリット

  1. 期限付きのタスク設定ができる
  2. 担当者別のタスク設定ができる
  3. 日本製である
  4. デスクトップもスマートフォン用にもアプリがある。

デメリット

  1. メッセージに埋まりがち
  2. メッセージ機能も備えているため、会話に流れてタスクを見失いがち

日本製のチャットとタスク管理アプリの代表格。
外部の提携先企業やクライアントとの窓口として使用している企業も多いのではないでしょうか。
期限付きのタスク管理や、完了通知が出るなど日本人好みの機能が備わっていると思います。
タスクだけまとめて取り出したり、マイチャットに自分だけのメモを作成したりと小回りが効きます。

GoogleAPIを利用すると日付の迫ったタスクにリマインドを通知するなど更に便利に使えます。
その分、ルームが多くなりがちだったりチャットに流れて結局進捗がどうなったのかが見落としがちになったりも。

Trello

trello

メリット

  1. ボードでタスクの進捗状況がひと目で分かる
  2. 期限付きのタスクが管理できる
  3. 無料版でも機能に制限がない
  4. デスクトップもスマートフォン用にもアプリがある。

デメリット

  1. タスク管理のみに特化
    ※Slackと連携

タスク管理アプリの代表。
「カンバン方式」と呼ばれるカード型の表示でタスクと進捗を管理するため、目で見て分かりやすい仕様になっています。
また、拡張機能を使うとガントチャートも表示することができるのでプロジェクトごとのスケジュールを確認するときも便利。
ドラッグでタスクカードを動かし進捗管理ができるのも楽です。

視覚的な管理に特化しているので、画像を見ながら「これはアップロードした」や「ここまでデモができた」など
現在地を把握しやすくなるのではないでしょうか。

Slack

slack

メリット

  1. タグ付けでTODOリストの作成が可能
  2. ピン留め機能で大事な会話やタスクが流れるのを防止
  3. デスクトップアプリがある
  4. Twitter、GoogleカレンダーやZendeskなど様々なアプリと連携が可能

デメリット

  1. チャット機能に特化している
    ※Trelloと連携でタスク管理が可能

チャット機能をメインとしたSlackにもタスク管理機能が備わっています。
ビジネスチャットとして利用されることが多いツールですので、同時にタスク管理も出来ると便利ですよね。
SkypeやDropbox、IFTTTとの連携も可能で、SNS系に強いのもポイントだと思います。

その分、チャットツールとして特化しているのでTODO管理はあくまでも「おまけ」的な要素として考えるほうが良いかもしれません。
Trelloと連携できるので、タスク管理はTrelloにするなど組み合わせたほうが効果的だと思います。

ZOHO Connect

zoho

メリット

  1. ボードでタスクの進捗状況を確認できる
  2. 期限付きのタスクが管理できる
  3. タスク完了までにかかった時間を計測できる
  4. チャット機能付き

デメリット

  1. デスクトップアプリがない
    ※半公式のツールでデスクトップ表示は可能だが、アプリが英語のみ。
  2. スマホアプリではフォーラム追加ができない。
  3. アプリの立ち上げ、日付表示など何かと英語

営業ツールであるZOHO CRMが有名なZOHOは実は無料で使えるZOHO Connectがあります。
サイボウズLiveのサービス停止に伴い、代わりにこれを使えばよいのでは!?と話題になったこともありますね。
TODOをカレンダーを連携したり、掲示板機能があったりと使い方が似ていると言われています。

2018年12月現在、スマホアプリからはフォーラムが追加できなかったり、PCで作ったものが表示されなかったりと「うーん」なところもあるので評価が分かれるところでしょうか。
また、日付の表示方法やアプリを立ち上げたときなど何かと英語が出てきがちなので、英語が苦手な方は戸惑うことも多いかもしれません。
慣れたら問題無いと思いますが、ツールを社内で広める時はこの「抵抗感」が大きなネックになりがちです。

Kintone

kintone

メリット

    1. 期限付きのタスク管理ができる
    2. タスクについてのメモを残すことができる
    3. 進捗状況がグラフ化できる

※ライトプラン以上で更にカスタマイズが可能

デメリット

  1. ライトプランではやりたい表現に限界がある
  2. アプリ作成の初期設定が必要

社内での業務をまるごと楽にできるサイボウズ社のKintone。
アプリと呼ばれるオリジナルの項目を作成することで例えば「顧客管理」や「交通費の申請」などもオンラインで出来るようになります。
項目やデータのセット方法は自分たちで設計するため、会社の規模や使い方に合わせたものを作成できる便利なツールです。
もちろん、日常業務でよく使いそうな「報告書」や「交通費精算」などは最初から用意されており、TODO管理もデフォルトで用意されています。

しかしながら、「もう少しこうしたい」「自動で入力されるようにしたい」などを考える場合はスタンダードコース以上を選択して下さい。
ChatWorkとの連携やSlackとの連携を利用してデータを引き出したり自動で書き込んだりすることができます。
ChatWorkで書いた商談報告がKintoneの報告アプリに書き込まれる、とか便利ですよね!

結論

  1. ChatWork
  2. Trello

この2本立てでどうでしょう。

ポイントはどちらもブラウザと別に動くデスクトップアプリがあること、またスマートフォンアプリも用意されていること。

ChatWorkで期日付きのアラートやタスク、思いついたネタを流して議論を進め、Trelloで視覚的に進行状況を整理。
週に1度のミーティングや進捗確認の際に溜まったネタを移動するなどして、
画像つきで「ここまでできた」を確認すると抜けがなくていいと思います。

単純に期日を決めたタスク管理をしたい、個人タスクを管理したいのならChatWorkがおすすめ。
「マイチャット」機能で自分に対して自分でタスク登録ができます。

しかし、ChatWork1本でも良いかなと思うのですが複数のプロジェクトに関わっている場合「あれ、そういえば前のあれはどうなった?」の進捗確認やメモを呼び出したい時にちょっと不便なんですよね・・・
完了タスクが一覧で出てきますので、どのチームで割り振られていたタスクだったかがイマイチわかりにくいのです。
この不便さを解消するために「ChatWork」×「Kintone」でも良いかなと思ったのですが、アプリ設定の時間を考えると気軽にお試しするにはハードルが高いような気がしました。

ということで「ChatWork」×「Trello」の合わせ技1本、どうでしょう。

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