IFTTTとZapierとGmailの通知設定の話(解決編)

WEB担当者のつぶやき

Gmaileからの通知を結局Zapierも小技でやったよという話

過去3回に渡り、Gmailから普段使用しているツールへ新着メールの通知を行えないものかとあれこれと設定をしてみたのですが。
やはりパソコンをシャットダウンできないのは困るので、Zapierの有料版に切り替えてやっと落ち着きました。

過去の記事はこちら(その1:通知・転送・自動投稿…様々なツールと連携できるIFTTTやZapierが便利すぎる件
その2:IFTTTでGmailのトリガーが使えなくなったけど、どうしても使いたいのでなんとかした話

いや、やっぱzapierでもGmail上手く行かないんじゃないか?

そんな気がしました。
Gmailのトリガーが上手く動かない。ような気がするのです。
IFTTTと違って、zapierの方には今でもトリガーとしてGmailを選択するところがあるのですが、動かないんじゃ仕方がない。

よろしい、では別の方法で接続だ!!

事前準備:安全性の低いアプリの許可

悪意のあるアプリケーションやアクセスにより情報が不正に読み取られてしまうことを防ぐため、GoogleはOAuth2.0(オーオース)という認証方式を採用しているようで、対応していないメールソフトやアプリ類に対して「安全性の低いものですよ!!」と警告を出す様子。
この強固なセキュリティにより対応していないものが弾かれてしまうという訳です。
といっても、最近はこのOAuth2.0に対応しているものも増えているとのことですから今後使いたいツールが対応する可能性もありますね。

GmailではなくGoogleアカウントの設定画面から「セキュリティ」タブを選択、「安全性の低いアプリのアクセス」の項目をオンに切り替えます。

MailのIMAP設定からGmailを設定する。

メールの受信設定をするときにIMAPを行うと、Outolookやiphoneなどの他のメールクライアントでGmailを利用することができます。
このIMAP方式はサーバーにあるメールを複数の端末から参照したいときに便利な仕組みで、メールを端末にダウンロードせずにサーバー上で管理する方法です。
ということで、今回はGmailのサーバー上にあるメールをメールソフトのようにzapierでも共有できるようにしようということですね。

参考:Gmailヘルプ
https://support.google.com/mail/answer/7126229?hl=ja

Gmail側での設定

Zapier
まず、Gmailの管理画面でIMAPアクセスを有効にしておきましょう。
「メール転送とPOP/IMAP」のタブをクリックし、IMAPアクセスを有効に切り替えます。

zapierの設定

続いてzapierでは通常通りにzapを作成していきます。

トリガーで「IMAP」のメールアイコンを選択

Zapier

NEW Email(Triggers when you receive a new email ※新しいメールを受信した時)を選んで続けます。

Connectを押してメールアカウントを設定

[Connect]を押すとポップアップが開き、メールアカウントの連動について入力する画面になります。
Zapier
メールアカウントのホスト名やユーザー名、パスワードを入力して接続します。
メールのアカウントが間違っている場合は接続が失敗したところでエラーが出るので正しいものを入力して下さい。

フィルター、通知アクションなどを設定

あとは、これまでの設定と同様にフィルターを設定したり、アクションを設定して通知先などを設定すると完了。
はい、これでGmailからの通知が処理できるようになったのではないでしょうか。

「メールに指定の文字が入っていたらアクションする」

Zapieではフィルター機能として届いたメールに含まれる文字やタグなどを指定して通知する・しないの設定を行うことができます。
フィルターも「and」と「or」で複数組み合わせることができますのでより細かい指定も可能です。

色々とプルダウンで設定することができるのですが、ちょっと迷ったのでメモ書き程度に残しておきます。

メールの中に指定する文字が含まれていたらアクションする設定

Subject(件名)
Message(本文)

(Text)Contains = 「(指定するテキストが)含まれる」

これで「指定する文字」を入力ボックスに入れると設定完了です。
いやあ、便利便利。

ということで、コレを設定してからちゃんとGmailの通知がチャットワークに届くようになりました。
他にも作成したものとして「スプレッドシートを更新したらKintoneに書き込み」や「ブログを更新したらTwitterに投稿」などでしょうか。
応用すればGmailをslasckに通知など色々なことができます。

共有や通知、単純作業の繰り返しになりがちなことはこうして自動で進んでいくようにできると作業効率も上がります。

フィルターによるタスク数のカウント

どうやらZapierではフィルターを通過したものをカウントしているようです。
通過していないものはタスクとしてカウントされないそうなので、毎月の制限数が気になるときはこのヘルプを参考にしてください。
※ただしヘルプは英語です。

Zapieヘルプ
https://zapier.com/help/manage/tasks/how-are-tasks-counted-in-filters

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