業務がはかどる!オンラインでできるファイル共有、PDF編集

WEB担当者のつぶやき

業務を便利にするツールの数々

オンラインでできる作業も格段に増えました。
これまではローカル環境で(デスクトップのパソコンにそれぞれ保存して)作業してメールで送信していたものがオンライン上で共有できたりします。
インターネットに繋がる環境さえあれば、どこでも作業ができて便利ですね。
これまで、タスク管理のアプリや画像加工のできるサイトをいくつか紹介してきましたが、そういったものもオンラインでつ使えるツールの一つです。

今回は、更に発展させてオンラインでできる業務が楽になるツールをご紹介したいと思います。
ラインナップは以下の通り。

  1. 実務で助かる系
  2. アイディアをまとめる時に助かる系
  3. WEBの作業がはかどるツール
  4. おもしろ・便利ツール

まずは実務で助かる系!

かんたんPDF作成!

pdftool

https://smallpdf.com/jp

何が便利って、PDFの分割や結合がブラウザでできてしまうんです!
ほら、あるじゃないですか送られてきたPDFの2枚目だけ欲しいけど3枚綴りだから取り出せない時。
そんな時にも一発で解決!

横向きで取り込まれていちいち回転させるのも面倒くさい!
そんなときも一発で解決!

本当に助かります。

スプレッドシート

spredsheets

https://docs.google.com/spreadsheets/

エクセルを作成したら、全員に送付して・・・あ!修正がありました!再配布します!
なんてこと、やってませんか?

オンライン上でエクセルと同じように作業ができるスプレッドシートを使うとその手間がなくなるかもしれません。

ブラウザで作業ができ、複数の人が同時にファイルを開いて作業してもOK。
また、更新はすぐに反映するので「そのファイルじゃありません!」なんて訂正することもありません。
エクセルと同じような見た目、そして操作感で使用することができ、関数も使うことができます。

作成したファイルを共有する時は、URLを受け取るユーザーやURLを知っている人が「閲覧だけ」なのか「編集もできる」のか、権限を付与することができるため複数人で作業をする場合も便利です。

空室管理専用のシステムを導入して使うほどでもない、でも電話が毎日ずっとかかってくるのはなんとかしたい。
そんな時に空室一覧をこの方法で公開する会社もありますね。
閲覧用のURLを配布して、リアルタイムで空室一覧を見てもらうことができます。

ちなみに、ページ単位でパスワード(例えばベーシック認証など)をかけたい場合はhtacsesの編集が必要ですので、これはまた別の作業が必要です。

ドロップボックス

dropbox

https://www.dropbox.com/ja/

「ファイルは社内共有サーバーに置いています!」
外にいる時にファイルを確認できなくて困ったことはありませんか?
これからは、どこでもファイルを共有・確認ができるドロップボックスはどうでしょうか。
クラウド上にファイルを保存し、共有することができます。
ファイルの同期もフォルダ単位で選べたり、共有する・しないも選択できるのでアカウントごとに権限を付けるような使い方も可能。
ローカル環境のバックアップと併用し、スムーズにデータのやり取りを行うことができます。

デスクトップアプリもあるので、ブラウザを立ち上げずに操作できるのでローカル環境と同じ操作感で作業ができます。

データポータル(データスタジオ)

data

https://datastudio.google.com/

データベースを作成したら、表にもグラフにも加工OK
Analyticsと連携したデータの取得も一発です。

先程ご紹介したスプレッドシートで作成したデータを読み込ませ、発表用のパワーポイント的な資料を作成することもできます。

作成したURLを共有すれば会議もペーパーレス、編集もその場で出来るので訂正も楽です。

弊社のマーケティングチームで行うミーティングはこのデータスタジオで作成した
ダッシュボードを使用してKPIの確認を行います。

進捗率や昨年対比など、目で見るデータが揃っているので現在地点の確認にとても便利です。
また、更新するデータがリアルタイムで反映されていくのも良いところ。

名刺管理アプリ

あの名刺どこ行ったっけ?そう言えばあの会社の誰だっけ・・・
名刺ファイルを探してみたり、どこに入れたか忘れてしまったり、
そんなときのお助けになるのが名刺管理アプリです。

  1. Eight
  2. sansan
  3. salesforce
  4. wantedly People

このあたりが有名どころでしょうか。
多くのアプリではOCRと言って、名刺を写真やスキャンすることで読み取り、データとして利用できる文字コードに変換していく技術を採用しています。
撮影するだけで簡単に名刺がデータ化!というフレーズを聞いたことはありませんか?
とても便利なこの機能は、このOCRの技術を用いて実現しているのですね。
また、名刺管理アプリでは会社の誰かが交換した名刺の履歴を共有できたり、メールを送信できたりと便利機能が付いているものも多くあります。

アイディアをまとめる時に助かる系

マインドマップ

ひとつの物事から連鎖して生み出されていく工程や流れをまとめられる思考ノート。
可能性を分岐させて思いつく事柄を書き出していくうちに、思考が整理されて行きます。
また、思考の分岐はカラフルにしておくと分類分けもできイメージが湧きやすくなりますよ。

https://www.mindmup.com

オンラインで作成するマインドマップもあります。

Kibela

kibela

https://kibe.la/ja

社内のQ&Aやウィキペディアのようにつかえるツール。
思いついたことを書き綴ることができるノートのような機能と、ウィキペディアのように情報をまとめマニュアルなどを作成できるツールが含まれています。
社内のマニュアルを作成したりするときに便利。

売上予測シュミレーションツール

https://keisan.casio.jp/exec/system/1317102420

CASIOさんが公開している年度別の売上予測を計算してくれるツールです。
成長率やベースとなる売上を入力すると、自動で金額とグラフを表示してくれます。

WEBの作業がはかどるツール

https://codepen.io

CSSやHTML、JSを描く時、プレビューを確認しながら作業ができるブラウザ上のツール。
ちょっと書いてみたけど実装する前にどんな風に反映するか確認したい。
本当にあっているか確認しておきたい、そんなケースや一度作ったものを保存しておいたりと便利。

他の人が公開している高度なサンプルもたくさんありますね。
とても勉強になります。

おもしろ・便利ツール

パスワード作成ツール

http://www.luft.co.jp/cgi/randam.php

ランダムパスワードを作成したり設定しなければならないとき、なかなか思いつかなかったりしますよね。
そんな時に助かるサイトです。
文字数や英字の大文字小文字の組み合わせなどを指定し、ランダムなパスワードを生成することができます。

文字数カウントツール

http://www.luft.co.jp/cgi/str_counter.php

先程の、パスワード生成ツールと同じところで公開されているツール。
入力した文字数を数えてくれます。

予定調整ツール

https://chouseisan.com

予定を合わせるための出欠表が簡単に作れるツール。
ツールだといろいろあるのですが、こちらはアプリのダウンロードやログインもIDもいらないことが特徴。
URLを送信するとみんなで使えます。

今回のまとめ

PDFを編集するものからオンラインでのファイル保存・管理、エクセルと同様の動きをするスプレッドシートなど、作業が早くなるツールをご紹介しました。
ちょっとしたことの時間が短くなると、次の作業にすばやく移ることができます。
その積み重ねで、全体的な時短にも繋がるわけですね。
「どうしたらこの作業が楽になるのだろうか」ということを考えられると、新たな扉が一つ開く気がします。

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